"Negociar é como o processo de comunicação. Algo que fizemos, fazemos e faremos milhares de vezes" (Suzana Doblinski).
No atual cenário globalizado, para garantir a sobrevivência em um mercado altamente competitivo, é necessário interagir com os atores que o compõe. Essa interação pode ser resumida em uma única palavra: negociar,
"a negociação está presente de forma intensa na vida contemporânea. Ao negociar, envolvemo-nos em trocas, concessões e barganhas, nas quais as questões substantivas em jogo estão colocando em risco as relações e criando oportunidades para os relacionamentos" (Carvalhal e outros, 2006:15).
Negociar dessa forma pode ser entendido como o ato de satisfazer interesses, por vezes antagônicos, resolver conflitos e aproveitar oportunidades. O ser humano dentre todos os animais é o que mais realiza acordos, uma compra, uma venda, uma contratação, fazer amizades, entrar para turmas, clubes, panelas, namorar, casar, combinar viagens, dissolver sociedades, relacionamentos, pedir demissão do emprego, enfim é algo que acontece com todos os seres humanos, não importando o país, raça, religião ou cultura.
Ocorre, contudo que para as ações descritas acima se concretizarem, faz-se necessário estabelecer relacionamentos, de forma que haja reciprocidade e convergência de interesses, para que todos os lados vislumbrem vantagens e um não saia perdendo em detrimento do outro, garantindo assim que não haverá interrupção e nem mudanças no acordo.
A convergência de interesses evita o surgimento ou propicia a resolução de conflitos, pois "os conflitos existem justamente porque somos pessoas que existem em relação com outras pessoas, e é por meio dessas relações que viabilizamos a nossa existência e promovemos a nossa co-evolução" (Rechtman e Bulhões, 2004:21).
Corroborando essa afirmação, Carvalhal e outros alegam "que para alcançarmos objetivos que envolvam outras pessoas, é necessário focalizar o relacionamento" (2006:73). Num processo de negociação existe naturalmente um clima de competição, tendo em vista que as partes pretendem fazer valer suas posições, portanto estabelecer vínculos baseados no respeito e na confiança são imperativos para facilitar uma negociação.
No relacionamento com o outro são absorvidas informações que ficam retidas na mente do indivíduo na forma visual, auditiva e sinestésica (relacionada às sensações), sendo que isso influencia os comportamentos das partes e o clima da negociação (Carvalhal e outros, 2006).
Uma comunicação aberta e um relacionamento franco são fatores propícios que permitem à outra parte adquirir respeito, confiança e credibilidade no interlocutor.
"Por meio da comunicação nas negociações, são emitidas, transmitidas e recebidas mensagens. Passar oralmente, ou por escrito, de forma objetiva, expressiva e clara as idéias e opiniões; ser um bom ouvinte, aplicar-se para perceber o que os outros expressam; persuadir, induzir, influenciar a outra parte a decidir-se a respeito do que está em jogo, ser capaz de transmitir ou controlar emoções, essas são características que precisam ser fortalecidas por lideres de projetos e negociadores, para que suas posições relacionais sejam favorecidas" (Carvalhal e outros, 2006:69).
Diante disso depreende-se que o processo de negociação se dá por meio do intercâmbio de informações e idéias, que permitem que os envolvidos passem do estágio inicial de interesses antagônicos para um estágio no qual seja possível estabelecer um acordo que contemple as expectativas, no todo ou em parte, dos envolvidos.
O consultor Raul Marinho, afirma que "as questões realmente complexas nas formações de coalizões em qualquer época eram e continuam sendo, as subjetivas, ou seja, aquelas relacionadas à confiança entre as partes que estão negociando" (2005:117). Neste contexto além de conhecer o assunto do qual está tratando, o negociador necessita também de boa capacidade de comunicação e argumentação, pois será o que a outra parte perceber que dará o tom à negociação.
Os seres humanos interagem com o mundo por meio de seus sentidos (visão, olfato, audição, paladar e tato) e "tendem a acreditar que sua percepção do ambiente corresponde à realidade objetiva" (Carvalhal e outros, 2006:65). Corroborando esta afirmação, Norman King afirma "que os primeiros cinco minutos de qualquer relação são extremamente importantes e cruciais" (1987:7). Nestes primeiros cinco minutos, os indivíduos trazem uma grande bagagem cultural, social, psicológica e profissional. (King, 1987), sendo que a linguagem verbal, linguagem não-verbal, preparação, habilidade para ouvir, carisma, percepção, controle emocional e controle físico são elementos essenciais dessa bagagem.
É a combinação desses elementos que faz com que a outra pessoa se interesse e passe a respeitar seu interlocutor, "o fato é que avaliamos as coisas e as pessoas indiretamente, na maior parte dos casos, levando em consideração os sinais indiretos que denotem sua verdadeira qualidade (ou falta dela)" (Marinho, 2005:34). O primeiro impacto de um contato é que produzirá uma impressão positiva ou negativa relativa à pessoa, embora essa impressão possa ser alterada no decorrer do tempo, ela tem relevância na formação da opinião e sentimentos sobre a outra parte.
Some-se à esses elementos, que podem ser denominados traços ou características que cada indivíduo desenvolve nos mais variados graus, o fator essencial para a condução de uma negociação, o planejamento. É a partir dele que o negociador poderá conhecer as partes envolvidas no processo, as forças e as fraquezas, oportunidades e ameaças que o resultado da negociação representa para os interesses envolvidos.
Torna-se, portanto "importante planejar e definir o posicionamento estratégico que será utilizado, levando em conta as metas que deverão ser atingidas" (Carvalhal e outros, 2006:95). Assim, para o êxito da negociação é preciso conhecer a outra parte, esse conhecimento proporciona um melhor preparo para interagir, entender e abordar o processo negocial com o interlocutor.
Diante do exposto podemos afirmar que o processo de negociação ocorre em dois níveis, o inconsciente que pode ser entendido como a imagem que a outra parte faz do interlocutor e o consciente que ocorre no contato intelectual que expõe as argumentações e busca uma satisfação dos interesses em jogo, de forma que as partes possam concluir o processo de negociação com êxito.
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